PROTOCOLO EMPRESARIAL

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En mi artículo 1O PASOS PARA ORGANIZAR UN ACTO PÚBLICO O PRIVADO os detallaba 10 pautas de protocolo empresarial para que  de manera sencilla  poner a vuestro alcance algunos  de los pasos que yo considero indispensables si quieres culminar  con éxito  la organización y desarrollo de un acto público o privado.

Pero, ¿están realmente las empresas españolas preparadas para gestionar los temas de relaciones protocolarias y organización de eventos?

La respuesta sin lugar a dudas no  es unívoca. Habitualmente son las grandes empresas y especialmente las multinacionales las que prestan atención a este apartado dentro de la empresa.

Pero en lo que sí estaremos de acuerdo es que en cualquier empresa, grande o pequeña,  surgen a diario situaciones que requieren  tener conocimiento de cómo actuar protocolariamente ante ellas. Pudiera tratarse de actos corporativos internos como un Consejo de Administración, Junta de Accionistas, etc; o bien de actos corporativos con invitados: Congresos, Viajes, Comidas o cenas de negocios, Lanzamiento de un producto, Inauguraciones,  etc.

¿Debo tener conocimientos de protocolo?

Tener conocimiento  de protocolo te ayudará y dará mayor seguridad a la hora de organizar cada una de las diferentes situaciones y  a atender de forma adecuada tanto al personal de la propia empresa  como a  invitados, proveedores y clientes. Una empresa que tiene este área   cubierta con un buen profesional,   potencia y mejora la imagen de la empresa.

En una sociedad tan mediática y competitiva,  contar con un buen departamento de protocolo diferenciará nuestra empresa de la competencia y le aportará un valor añadido.

No obstante el protocolo no es una ciencia exacta, el sentido común, amplio conocimiento y estudio de la empresa y de las costumbres locales así como   la naturalidad serán dos grandes aliados.

¿Son iguales todos los actos en una empresa?

Como veíamos anteriormente la casuística de  actos y eventos en las empresas  son múltiples y variados, así como los objetivos que se pretenden obtener en cada uno de ellos, habrá que aplicarle criterios de organización, presentación, invitados, precedencias, etc., diferentes y específicos teniendo en cuenta el acto que estemos organizando.

Sería muy  conveniente determinar unas normas de conducta y organización así como un protocolo de funcionamiento interno de la empresa.

¿Qué debes de tener en cuenta?

Lo primero el tipo de acto que estás organizando:

  • al aire libre
  • en un recinto cerrado
  • una reunión interna
  • una reunión con personas ajenas a la empresa
  • un acto público o privado, oficial
  • una comida
  • Una rueda de prensa
  • Una firma de un convenio o protocolo
  • ¿Es un acto oficial?,…

Segundo:

¿Dónde lo organizo?

El lugar dependerá de la respuesta a la primera pregunta, no será lo mismo, una junta de accionistas, que la colocación de una primera piedra o una inauguración de un puente.

Tercero:

¿Con qué medios humanos y materiales cuento?

Una vez que has definido el qué y el dónde te falta el cómo y con quién , es decir aquellos medios materiales que necesitas para la perfecta organización y que todo transcurra de la forma planificada y por supuesto las personas, empresas o instituciones  quieres que estén presentes.

Cuarto:

¿Con qué presupuesto cuento?

A pesar de que lo he dejado para el final, en realidad será la columna vertebral de lo que organicemos.

Seguridad, Sonido, Transporte, Alquiler de locales, Decoración, Azafatas,  Catering…son muchas las necesidades que se pueden necesitar.

¿Un fallo protocolario puede ocasionarme una crisis en Redes Sociales?

Hoy día es imposible desligar el mundo offline del online. Las Redes Sociales constituyen una magnífico altavoz para nuestra empresa;  es fácil entender que  cualquier fallo protocolario  pudiera alcanzar mayor difusión en Redes Sociales y nos puede generar una crisis de imagen que afecte a la  confianza de nuestra marca.  Por tanto, recuerda cuando elabores tu programa tener presentes las redes sociales y contar con un community manager.

Algunos detalles que deberías cuidar:

1.- Cómo dirigirnos a nuestro interlocutor

2.- Uso del lenguaje no verbal

3.- Cómo ser un buen anfitrión

4.- Conocimiento de nuestro cliente, sus costumbres y normas

5.- Si se trata de un acto oficial o con asistencia de autoridades tener presente la normativa vigente.

6.- Cómo despedir.

No olvides, prepara al detalle todo y planifica e incluso ensaya, pero una vez que esté todo en marcha, ya solo queda la naturalidad y saber encajar con elegancia y cierto sentido del humor,  si algo no sale como hemos previsto.

Espero que estos consejos te resulten útiles. Hasta pronto y no dudes en consultarme.

 

Rita Cubero Garrido

 

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Un comentario sobre “PROTOCOLO EMPRESARIAL

    […] Origen: PROTOCOLO EMPRESARIAL « RITA CUBERO […]

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