CÓMO ORGANIZAR UNA VISITA DE EMPRESA PASO A PASO

Posted on Actualizado enn

    CÓMO ORGANIZAR UNA VISITA A NUESTRA EMPRESA
man-1079245__180

¿Tienes que organizar una visita a tu empresa y no sabes cómo.? ¿Quieres que esa visita resulte un éxito y se cumplan los objetivos marcados?  Sigue leyendo, te ayudo a organizarla y como siempre EL PROTOCOLO SERÁ NUESTRO GRAN ALIADO.

Organizar  visitas a nuestra  empresa para mostrar las  instalaciones, línea de producción o bien para la presentación de un nuevo producto, es ofrecer un valor añadido a nuestra empresa. Es una buena manera para darnos a conocer a otros posibles clientes y potenciar la  marca a nuestro público, a nuestros clientes. En definitiva podemos decir sin ánimo a equivocarnos que en una visita de empresa generamos confianza y potenciamos nuestra marca.

 Debemos organizar el protocolo mediante un proyecto en el que de manera detallada tendremos en cuenta todos y cada uno de los pasos que debemos dar, siempre  teniendo presente el objetivo que pretendemos conseguir.

PROYECTO Y  PROTOCOLO DE VISITA . 

En primer lugar, debes elaborar un proyecto -será el guión de la visita- con la colaboración de la Dirección de la Empresa, que será quién determine los objetivos que se pretenden conseguir con dicha visita. Contarás con la valoración y criterios de los técnicos o especialistas de los productos y/o tecnología que vayamos a  destacar o presentar, así como con los Departamentos o Areas que vayan a intervenir o tengan relación con la visita. Esta imprescindible coordinación te permitirá conocer, entre otros aspectos de interés, la dimensión y finalidad del acto, el presupuesto, el número de personas, el tiempo de duración previsto, los medios de comunicación, las necesidades audiovisuales o informáticas, etc., etc. Por último, en su caso, debes contar para la realización del proyecto previo con el asesoramiento del departamento de seguridad y con el de prensa.

Si tu empresa es más pequeña y no cuenta con esos departamentos, no importa, serás tú, junto con Dirección y las personas o áreas que se vean afectadas, como responsable de proyecto, el que diseñes tanto la estrategia de comunicación como el resto del desarrollo. El protocolo será tu aliado .

En definitiva, lo que estás elaborando con este proyecto es el guión detallado de cómo se va a desarrollar todo, desde el principio hasta el final.

Como hemos visto anteriormente, tanto el recorrido, como la elección de los  invitados, la explicación comercial o técnica que ofrezcamos en esta visita, dependerá del objetivo, comercial o no, que pretendemos en última instancia.

 Un proyecto debería contemplar:

Invitados

Es importante determinar bien a quién vamos a invitar. Lo habitual será que busques un grupo homogéneo dependiendo de tus pretensiones -comerciales, técnicas, etc.-.

 No debes organizar igual una visita para unos posibles clientes, que para un acto benéfico o para recibir a autoridades.

Confirmar, confirmar, confirmar. Fundamental para el buen desarrollo del acto será no tener sorpresas de última hora y que no asistan la mayor parte de los invitados, o nuestros invitados estratégicos.

No obstante siempre será bueno una previsión de alternativas por si se diera el caso.

Unos días antes de recibir  la visita hay que determinar todos y cada uno de los aspectos protocolarios, muy especialmente si vamos a recibir a autoridades -para lo que estaremos a lo establecido en el Real Decreto 2099/1983 de 4 de agosto-, así como a cualquier otra norma jurídica autonómica ó local que pueda resultar de aplicación. Habrá que prever la posibilidad de recibir a personalidades pertenecientes a otras culturas, que requieran alguna especial atención protocoloria.

Quién y cómo recibirá a los invitados; lugar de espera hasta inicio de visita  

Recibimiento de los visitantes por la dirección de la empresa -consejero/as, Director/as, etc.- junto con su jefe/a de protocolo o responsable del mismo.

Determinar y preparar un espacio en el que los invitados  esperarán mientras llega el resto del grupo.

En este momento , y antes de iniciar el recorrido, se presentará a la persona o personas que serán las encargadas de dar las explicaciones durante el recorrido.

DESARROLLO DEL ACTO

Proyección audiovisualstock-photo-speaker-giving-a-talk-at-business-meeting-audience-in-the-conference-hall-business-and-281761772

Antes de comenzar el recorrido y cuando ya estén todos nuestros invitados, es conveniente proyectar un audiovisual (breve) en el que anticipemos lo que vamos a ver, destacando la importancia de la infraestructura, o de la inversión , o de la innovación, etc.

El recorrido de la visita: recorrido y explicaciones

 Planifica bien el recorrido, que muestre lo que realmente queremos. Que sea cómodo y de fácil acceso para el grupo de personas que hemos invitado. Elimina y resuelve, si existieran, las barreras arquitectónicas .

Comprobar que todo está en perfecto estado de limpieza y funcionamiento. Ensaya, tanto el tiempo de visita cómo si vas a mostrar cómo funciona un determinado equipo o servicio.

Si es un recorrido largo, prevé una pequeña parada en un sitio de interés.  Aprovecha este  descanso para hacer una explicación general (distendida)  de lo que se ha visitado hasta el momento y, brevemente lo que queda por visitar, te será de gran ayuda apoyar tu explicación, por ejemplo, con algún panel descriptivo que contenga imágenes, gráficos, etc. man-1020389__180

Determina el personal técnico, en su caso, que dará las explicaciones durante la visita a la empresa.  El personal técnico contestará aquellas preguntas que realicen los invitados, excepto las que sean de carácter estratégico que serán contestadas por el anfitrión/a.

 Terminada la visita, momento para recapitular, agradecer y departir con los invitados

Una vez terminada la visita, todos se trasladarán a un espacio habilitado para tomar un pequeño cóctel.

Te recomiendo que habilites un  pequeño escenario con micrófono y una trasera del evento desde dónde el anfitrión/a se dirija a sus invitados agradeciendo la asistencia y  destacando la importancia de la visita.

Si ha asistido prensa  entrega una nota de prensa, también resulta  conveniente que se realicen  declaraciones a los medios.  En caso contrario  remite la nota de prensa a los medios de comunicación del sector que representamos.

Prepara para entregar a los invitados información y/o documentación relativa a la visita, puede ser folleto, dossier, revista informativa, vídeo o cualquier otro soporte tecnológico. Si el presupuesto y la importancia o dimensión del acto lo permite, podemos preparar algún regalo promocional.
stock-photo-speaker-at-business-conference-with-public-presentations-audience-at-the-conference-hall-314450846

La despedida

Quisiera insistir en este punto, dado que he visto en múltiples ocasiones cómo aquí se falla estrepitosamente. stock-photo-cooperation-concept-handshake-of-two-business-men-232499935 No lo olvides, tan importante es la imagen que proyectas cuando recibes cómo , si no más, cuando te despides y agradeces el haber aceptado la invitación,  por tanto habrá que prever el saludo y acompañar al invitado a la puerta o vehículo.

Por supuesto no todos y cada uno de los invitados deberán ser despedido por el anfitrión, de ahí la importancia de establecer previamente el criterio de a quiénes e igualmente determinar la persona de la empresa que será la encargada de despedir al resto.

Redes Sociales

No olvides compartir el evento con tus seguidores. Tuitéalo, anúncialo en Facebook y en cualquier red social de interés y, posteriormente,  sube fotos/vídeos del acto, escribe un artículo y comparte en Línkedin, en Intragram, Facebook …La divulgación del acto adquiere especial importancia.

prevencion-redes-socialesAunque cada empresa es diferente, creo que todos y cada uno de los consejos que he detallado en este articulo son de aplicación para la organización de una visita a cualquier empresa, fundación u otro tipo de organización empresarial.  No olvides que lo que has leído hasta aquí son algunos pasos básicos e indispensables, por supuesto hay otros elementos que, como hemos apuntado, quizá requieran una atención  o tratamiento específico -visitas con autoridades, delegaciones extranjeras, banderas, colaboración  y coordinación con otros gabinetes de protocolo,etc., no obstante espero que este pequeño esquema de organización  te sea de utilidad. Una última cuestión: no olvides, una vez celebrado el acto o la visita, revisar cómo se ha desarrollado el mismo. Te será muy útil para próximas ocasiones.

Hasta pronto y no olvides contarme tus impresiones o preguntarme lo que consideres oportuno.

Anuncios

Un comentario sobre “CÓMO ORGANIZAR UNA VISITA DE EMPRESA PASO A PASO

    […] Origen: CÓMO ORGANIZAR UNA VISITA DE EMPRESA PASO A PASO « RITA CUBERO […]

    Me gusta

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s