Consejos sobre Protocolo, Medios de Comunicación y Redes Sociales

Posted on Actualizado enn

Cualquier profesional del Protocolo es consciente de la importancia de estar presente, de manera adecuada, en los medios de comunicación.

La imagen positiva de cualquier organización, publica o privada, se consolidará dándola a conocer gracias a los medios de comunicación, que a la postre constituyen el mejor altavoz y escaparate ante la opinión pública de nuestro trabajo.

Escanear 3

Desde que empezamos a proyectar la  organización de cualquier evento, debemos tener presente (dependiendo de la naturaleza del mismo), determinar y habilitar la ubicación donde se colocarán los medios de comunicación.  Si contamos con medios gráficos, delimitaremos un espacio con alguna elevación con  el objetivo de obtener  las mejores imágenes.  Tendremos asimismo  en cuenta los soportes técnicos que puedan necesitar, como  conexiones Wifi, enchufes, ordenadores, etc.  En este momento inicial  del proyecto  es importante contar con el asesoramiento de algún profesional especializado, de esta manera no tendremos “sorpresas” de última hora .

En otras ocasiones  el acto  no requerirá la presencia de  medios gráficos, pero no por ello debemos descuidar su adecuada difusión en prensa. En este supuesto,  sería  conveniente que previeras la manera de hacer llegar a los medios,  mediante fotos, videos, comunicados de prensa, etc., todo lo relativo al acto o jornada realizada para que pueda ser difundida en los medios de comunicación;  y aquí quiero detenerme un momento:  ¿has pensado en las redes sociales?, sí, en las redes sociales. Las redes sociales aparecen como un canal interactivo que no tiene barreras ni geográficas ni  por supuesto horarias.  El protocolo debe  saber adaptarse a las exigencias y formas de este nuevo medio de comunicación,  evitando así quedarse anclado en las formas “tradicionales”, lo que obliga a realizar un esfuerzo de adecuación a la nueva realidad -ya no tan nueva-. La comunicación estratégica es una herramienta fundamental del protocolo, tengámoslo en cuenta  para planificar las acciones que debemos llevar a cabo en las redes sociales para conseguir  con éxito nuestro objetivo.

Protocolo, en mi opinión, es una disciplina que se enmarca en el ámbito de la comunicación, el marketing  y la relaciones públicas. La comunicación protocolaria deberá estar presente en los procesos de organización y gestión de los actos, constituyendo un elemento fundamental al servicio de las relaciones públicas institucionales.

Como profesional de Protocolo  y Community Manager me gustaría apuntar algunos consejos para comunicar eficientemente en redes sociales:

  •  CONTAR CON UNA PÁGINA WEB.

Contar con una Web propia eleva el prestigio de cualquier organización, incrementa el nivel  confianza en los clientes, asociados, colaboradores, seguidores, etc.

A la hora de diseñar nuestra Web, como elemento de comunicación, no olvidemos que debe estar incluida dentro de un proyecto global de comunicación de la entidad para poder proyectar la imagen deseada. Nos permitirá dar visibilidad a los actos realizados por nuestra organización.

Rigor y perfección y permanente actualización  serán algunos de los requisitos indispensable en nuestra Web.

La Web corporativa se ha convertido, de alguna manera, en una tarjeta de presentación. No hay institución, empresa, asociación, fundación u organización que no haya tenido que adecuarse a esta nueva realidad comunicativa.

fotos-madrid-congreso-diputados-002

http://www.congreso.es

Contar con tu propia página Web aportará valor a tu imagen, te permitirá crear contenidos, posibilitará que seas encontrado desde un buscador, y por otro lado, es un instrumento de gran utilidad para nuestros seguidores.

  • UTILIZAR E-MAIL MARKETING

Gracias al E-mail marketíng puedes, dependiendo de la finalidad que quieras conseguir, enviar invitaciones personalizadas, compartir noticias y eventos, realizar suscripciones, etc. Yo recomiendo Mailchimp, es realmente fácil de utilizar y te ofrece mucha información.

E-mail  marketing es una herramieCaptura de pantalla 2016-01-14 a las 20.36.31nta que aporta un valor añadido  estratégico y fundamental como es el cuidado del medio ambiente.  Deberíamos de enviar impreso (es mi punto de vista) tan sólo, aquellas invitaciones o cartas que “estrictamente” sean necesarias porque la dignidad del acto o personalidad invitada  así lo requiera o lo estimemos pertinente.

  • TENER PRESENCIA EN OTRAS PLATAFORMAS DE COMUNICACIÓN ONLINE

Transparencia, inmediatez, cercanía, permanente actualización. Ya lo hemos visto, la presencia en  las redes sociales se hace hoy día  indispensable.  Nos ofrecen  la posibilidad de que nuestro trabajo cobre una visibilidad y resonancia prácticamente ilimitada e inimaginable hasta hace poco tiempo -ya no tan poco-; por eso debe ser manejada por el profesional del protocolo como plataforma del acto que realice. Por último, pero no por ello menos importante, hay que saber elegir las plataformas adecuadas para nuestro ámbito  y adaptarnos a sus especificidades   Son muchas y variadas las plataformas de comunicación que tenemos a nuestro alcance.

Captura de pantalla 2016-01-14 a las 14.28.52

Dependiendo de tu actividad profesional y del tipo de actos protocolarios que organices, deberás elegir una u otra, cada una tiene un público objetivo, un alcance e incluso un lenguaje específico.

Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube,Google+, WhatsApp, Line, Tumblr, Pinterest, Instagram…, son múltiples y variadas, pero ¿sabemos cómo debemos utilizarlas?

Antes de terminar quisiera darte algunos consejos generales de comportamiento que te serán útiles en cualquiera de ellos y que te ayudarán a comunicar en redes sociales de manera eficaz.

CÓMO COMPORTARNOS EN LAS REDES SOCIALES

 

prevencion-redes-sociales

 

Las Redes Sociales son ágiles y la comunicación se realiza de una manera rápida, concisa y muy concreta, pero no por ello debes relajarte con el  lenguaje. Elige bien  tus expresiones, cuida la ortografía, no olvides que tanto en un artículo como en  un tuit de 14o caracteres la manera de comunicarte debe ser lo más correcta posible.

A continuación enumero algunos consejos a tener en cuenta:

  • Define las ideas fuerza que quieres transmitir
  • Se activo y toma parte en la conversación, de manera positiva y respetuosa
  • Genera contenido relevante, con hashtags que permitan identificar tus productos
  • Utiliza fotos y videos
  • No seas spam
  • Mantén una actitud abierta y colaborativa
  • Planifica tu estrategia
  • Utiliza palabras clave (key words)
  • No seas grosero, y contesta siempre a las críticas con buen tono
  • Genera Eventos: internet nos ofrece herramientas como Doodle, ticketea, Facebook o Twitter que nos permite facilitar la realización y difusión

Planificación estratégica de aquello que quieres hacer; llegar a tu público es el primer paso para elaborar un plan adecuado, puedes promocionar previamente el evento, transmitirlo en directo y recibir feedback, las posibilidades son múltiples, por ello, insito, planifícalas previamente.

  • Cuida a aquellos que te preguntan o interactúan contigo, intenta dar contestación de una manera rápida y eficaz
  • Establece una estrategia de captación y monitorización de palabras
  • Escucha, es fundamental escuchar a tu audiencia (te ayudará a planificar próximas actuaciones)
  • Corrige aquello en lo que te has equivocado, la sinceridad y humildad es muy valorada en el mundo “online”
  • Difunde, comparte, agradece…

Define las ideas fuerza que quieres transmitir para que el mensaje no llegue de manera equivocada.

Esta versatilidad y fluidez que permiten las redes sociales, se convierte también en un desafío.  El éxito y el fracaso se pueden obtener de manera igual de rápida, por eso hemos de cuidar al máximo nuestros contenidos y muy importante saber  escuchar, de esta manera entenderemos a nuestra audiencia y sabiendo  lo que se está diciendo de nosotros  también nos ayudará a dar una respuesta ágil  y eficaz a cualquier información que nos perjudique .

Por último, complementa el trabajo realizado con un sistema de monitorización y medición para comprobar que las acciones que estás llevando a cabo son las adecuadas.

Estos consejos deberías aplicarlos con carácter general, si bien, iremos viendo en próximos artículos cómo cada red social tiene su propia dinámica y modo de comunicación específica. Por ello, e igualmente que te recomendaba al inicio de este artículo, sería muy conveniente a la hora de organizar un acto, contar con el asesoramiento de un community manager para dar los pasos adecuados en redes sociales.

Como última reflexión diría que el protocolo es ciencia y a la vez es arte e intuición, es el trabajo discreto y silencioso que aplicando las normas jurídicas  y atendiendo a los  usos y costumbres constituye una herramienta indispensable para la fundamental armonía entre Municipios, Estados u organizaciones. El protocolo no debe ser percibidos, ha de quedar silenciado, eso significará que has hecho bien tu trabajo. La difusión  adecuada del acto sin embargo, debe ser lo más amplia posible a través de todo tipo de medios de comunicación “online” y “offline”

Espero sinceramente que con estos consejos te pueda ayudar en este apasionante mundo del Protocolo.

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s