10 PASOS PARA ORGANIZAR UN ACTO PÚBLICO O PRIVADO

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10 PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN ACTO (3)En este nuevo artículo voy a intentar de manera sencilla explicarte algunos pasos fundamentales que se han de seguir a la hora de enfrentarte a la organización de un acto.

Si sigues mi blog sabrás que soy partidaria  de incorporar un profesional de protocolo en tu empresa u organización. Las empresas, instituciones públicas y privadas, fundaciones, etc., suelen cuidar la imagen habitualmente mediante publicidad y/o con una buena campaña de márketing y, lamentablemente, no son pocas las que descuidan la organización de los actos externos e internos, ignorando igualmente cúal ha de ser el tratamiento de las personas que intervienen en un acto. Tener a tu lado un asesor de protocolo o relaciones institucionales te ayudará a que se ponga en valor tu marca, reforzarás y mejorarás tu manera de relacionarte con clientes, con los empleados, las autoridades, las personalidades que asistan al acto, etc. Sabrás cómo negociar o cómo organizar una convención, reuniones, congresos, o cualquier otro tipo de evento o acto público. En definitiva, no serás prisionero del azar y la improvisación, tomarás las riendas de la marca personal de tu organización. Te  aseguro  que es una herramienta muy útil y necesaria y si no puedes por el momento incorporar en tu equipo a un especialista, aquí te doy algunas claves.

Observa algunos de los actos que enumero, ¿has estado en alguno?, ¿has tenido que organizarlo?, o bien cuando has asistido y todo ha ido como la seda, ¿te has preguntado cuántas personas y cuánta dedicación y esfuerzo han realizado para que ese evento -grande o pequeño- se haya desarrollado con normalidad?.

ACADÉMICOS                                        OFICIALES

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PRIVADOS

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DEPORTIVOS                  

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Todo tipo de actos tienen algo en común: La necesidad de una buena organización que  será la clave del éxito o fracaso del mismo.

Por eso a continuación voy a ir desgranando los 10 pasos que no debes olvidar a la hora de enfrentarte a organizar un evento.

Hay que tener en cuenta que lo que vamos a ver son tan solo líneas generales que te serán de utilidad, pero habrá que adaptarlo en cada caso a las necesidades específicas tu organización o empresa.

Primero: Recopilación de información y Planificación

Sin lugar a dudas la Planificación será la clave de que tu trabajo llegue a buen término. La planificación dará comienzo en el momento en que el organizador del evento nos comunique su celebración. Puede ser que la fecha (lo veremos en el apartado tercero) nos venga ya dada o bien seamos nosotros los que tengamos que evaluar la idoneidad de una fecha y así proponerlo.

Debemos recabar la mayor información posible respecto a la filosofía general del acto – no podemos planificar igual un acto benéfico  que, por ejemplo, una inauguración de un edificio. Debemos saber, entre otros aspectos importantes, quién será el anfitrión, invitado de honor, si habrá autoridades y el tipo de invitados a los que debemos convocar.

Igualmente debemos conocer el presupuesto con el que contamos y valorar si contamos con medios propios suficientes o, en otro caso, necesitamos contratar los servicios de alguna empresa especializada (por ejemplo, empresa hostelera, de seguridad, sonido, etc.).

Importante prestar atención a la preparación de documentación,  regalos  o cualquier otro elemento que se entregue  a los invitados o medios de comunicación.

Acreditaciones para prensa, protocolo y seguridad,  personal de protocolo que reciba a los invitados, sala VIP si el acto lo requiere, e incluso debemos planificar si vamos a necesitar algún servicio médico o de bomberos (por ejemplo una inauguración con fuegos artificiales).

Revisar en su caso necesidades de traslados, así como de medios materiales que sean precisos, como infraestructura para “internet”, equipamiento de las salas a utilizar, alojamiento en su caso, etc.

Como puedes observar, en esta primera fase se trata de que no dejes ningún cabo suelto, nada de improvisar, debes de obtener la mayor información posible para poder organizar un buen programa.

Segundo: Prepara un Programa

El Programa será el documento que incluya, paso a paso, todo lo relativo al acto.  Será el guión que sigan todas las personas relacionadas en la ejecución del acto.  Igualmente será el documento que se facilite al anfitrión y al servicio de seguridad.

Cronograma, lista de invitados, itinerarios, zona de entrada y/o salida,  seguridad, protocolo, discursos, cortes de cinta o descubrimiento de placa, programa para invitados, despedida, etc., serán desglosados minuciosamente  en el programa.

Tercero: Fecha y hora

Como veíamos en el apartado de planificación, en muchas ocasiones el responsable de protocolo no puede elegir la fecha.  Pero si ésta no está definida, será muy importante para su elección  valorar -como siempre dependiendo del acto- si es o no fiesta nacional o local, si se realiza en día laborable, igualmente si es conveniente buscar una hora de máxima audiencia, etc. Y  si  nuestra pretensión es invitar a alguna autoridad, debemos antes de cerrar la fecha, ponernos en contacto con su gabinete para comprobar previamente su agenda y de esta manera evitarnos el disgusto de que tenga otro acto programado.

Cuarto: Elección del lugar adecuado para la celebración del acto

La elección del lugar vendrá dada por la característica del acto, puede ser un acto al aire libre (que tiene unas características propias) o un acto en un sitio cerrado. La variedad igualmente es enorme, desde un edificio Municipal, a un estadio de fútbol, un pequeño parque o un salón de bodas -cada evento necesita su entorno adecuado.

En todos los casos  se debe prever tanto el estacionamiento de los vehículos, como la seguridad, la recepción de los invitados, el lugar donde se celebrará propiamente el acto, iluminación, la temperatura….

Ya tienes el programa y la fecha, el lugar será el lienzo donde pintas el cuadro, cuídalo  al máximo y no dejes escapar ningún detalle.

Quinto: Preparación del acto protocolario

Cuando hacemos referencia al protocolo del acto  en realidad nos estamos refiriendo a dos apartados fundamentales; por un lado, a la colocación de los invitados, anfitriones, prensa, etc.; y por otro lado, nos referimos al orden y tiempo en que se desarrollará cada uno de los pasos programados. Qué hace el anfitrión, el invitado, etc ., en qué momento y dónde, éstas   serán las preguntas que debas responder al organizar la primera parte del acto protocolario.  Recepción, Discursos, Brindis, Despedidas, etc, formarán parte del protocolo del acto.

La colocación de la presidencia e invitados requerirá nuestra máxima atención. Nos puede ayudar realizar un croquis de los asientos o lugares y darles una numeración correlativa, de esta manera podremos visualizar exactamente la colocación, teniendo en cuenta que si se trata de un acto oficial se estará a lo que se dispone el Real Decreto 2099/83.

Es en este apartado dónde debemos atender a la finalidad del acto para dar mayor relevancia, tanto en el contenido como en la colocación, a aquellas personas o representantes sociales o de instituciones que queramos destacar dependiendo de nuestros intereses.

Sexto: Medios materiales

Cuando hablo de medios materiales me refiero a todo aquello que consideres necesario para la consecución del evento con éxito, puede ser desde cinta y tijeras para la inauguración de un edificio hasta balizas para acotar un recinto.

A continuación enumero algunos :Medios materias

Invitaciones,direcciones (postales o e-mail),

banderas,tarimas,megafonía,carteles,

paneles,flores,Iluminación , tarjetones

tarjetas. conexión a internet, Wifi, mesas,

sillas, folletos,repostero, hashtag del evento…

Séptimo: Prensa y Redes Sociales

En este apartado, si eres el responsable de protocolo de una empresa, será el Gabinete de Prensa el que una vez tenga conocimiento del programa que has elaborado marque las pautas con los medios. Si tu empresa no cuenta con ello debes tener muy presente  que la repercusión en los medios es la mejor manera  de darte a conocer como empresa o entidad.  Por tanto, desde protocolo se procurará que los medios de comunicación puedan desarrollar su labor con la mayor facilidad posible con una buena ubicación, especialmente para los medios gráficos.

Con respecto a las Redes Sociales ocurre lo mismo, hoy día es muy importante para las empresas que cualquier actividad consiga una gran repercusión en RRSS, es barato y llega a un público muy amplio, si bien  debes tener en cuenta  los  posibles inconvenientes que puede generar y es que si los comentarios son positivos, será bueno para nuestra imagen, de lo contrario podríamos tener una crisis de reputación que deberíamos solucionar de inmediato.

Crea un “Hastag” que tenga que ver con el evento e invita a tus seguidores a comentar.

Octavo: Seguridad

En este apartado no me voy a detener demasiado debido a que si estás organizando un evento que requiera seguridad tanto pública o privada lo mejor será que te pongas en manos de esos profesionales. Tu cometido será prever esta necesidad. Es muy importante que des a conocer cuanto antes tu programa por si hubiera que adecuarlo a medidas de seguridad adicionales.  Protocolo, Prensa y Seguridad deben ir siempre de la mano.

Noveno: Ensayo

Por supuesto no estoy hablando de la celebración completa del mismo (¿te imaginas?), sino que debemos en los días previos preparar todos los elementos que van a ser necesarios el día del evento.  Por tanto, con nuestro equipo, prensa y seguridad comprobaremos  in situ cómo se desarrollará todo. Comprobaremos luces, mesas, sonido, etc.  En este ensayo es importante requerir la asistencia del anfitrión.

Décimo: Día “D”

Ha llegado el día, ya está todo preparado, hemos trabajado duro y hemos tenido en cuenta todas las variables que se podían presentar. Llega temprano, haz un repaso rápido por si hay alguna incidencia de última hora y cuando empiezan  a llegar los invitados, relájate sin descuidar la atención, pero si hay algún contratiempo intenta solucionarlo con sentido común y con buen ánimo, los nervios y reproches no servirán para mejorar nada muy al contrario pueden echarlo todo por la borda.

NO OLVIDES QUE HAY INSTITUCIONES QUE TIENEN SU PROPIO PROTOCOLO REGLADO, COMO SON LA UNIVERSIDAD Y EL EJÉRCITO.

¡Suerte, seguro que todo ira bien!

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3 comentarios sobre “10 PASOS PARA ORGANIZAR UN ACTO PÚBLICO O PRIVADO

    PROTOCOLO EMPRESARIAL « RITA CUBERO escribió:
    17 abril, 2017 en 7:06 pm

    […] mi artículo 1O PASOS PARA ORGANIZAR UN ACTO PÚBLICO O PRIVADO os detallaba 10 pautas de protocolo empresarial para que  de manera sencilla  poner a tu […]

    Me gusta

    Susenny escribió:
    20 agosto, 2017 en 11:46 pm

    Muy bueno. Mil gracias. Me servirá grandemente.

    Me gusta

      Rita Cubero respondido:
      9 octubre, 2017 en 6:30 pm

      Muchas gracias por tu comentarios y ojalá te sea de gran ayuda.
      Un cordial saludo

      Me gusta

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