Cómo crear un Manual de Protocolo para tu Empresa

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Un Manual de Protocolo o Reglamento Interno será el conjunto de normas que se establecen para el funcionamiento de una empresa o entidad.

Tener una identidad corporativa clara y diferenciada de la competencia, tener un estilo propio, definir la imagen que queremos transmitir, cómo relacionarnos con nuestro entorno, darnos incluso normas para un patrocinio, nos facilitará enormemente la manera de organizar los actos. Así conseguiremos una imagen de unidad en la que todos y cada uno de los miembros de la empresa, entidad u organismo sabrá  cómo actuar en las distintas ocasiones que se presenten.

Gracias al protocolo  proyectamos  la imagen de empresa u organizacón que somos. Planificaremos mediante este Manual de Protocolo nuestra forma de desarrollar un estilo propio, nuestra marca personal,  que nos hará destacar en relación a la  competencia, fidelizando, entre otros objetivos, a nuestros clientes.

Todas las acciones públicas de la empresa necesitan ser organizadas con eficacia y si bien hay que reconocer que no habrá dos actos iguales y que cuando nuestra empresa se relacione con Organismos Oficiales tendremos que estar a lo que determine el protocolo oficial, no está de más que nos dotemos de un pequeño manual que nos ayude a fijar nuestra imagen corporativa.

Captura de pantalla 2015-09-28 a la(s) 16.52.57Captura de pantalla 2015-09-28 a la(s) 17.40.051.- Características de un buen Manual de Protocolo

Conciso: Para que un Reglamento de Protocolo sea eficaz debe de ser conciso. No puedes hacer un “tratado” con el que no se sepa por dónde empezar. Todo lo contrario, debe ser un instrumento que nos facilite y agilice cualquier trámite organizativo  y se convierta en un manual de consulta para cada ocasión que se presente.

Sencillo y sobrio: Nada de aparatosidad y pompa que nos alejen del objetivo, debe de atender a la finalidad perseguida y estar muy ajustado a la realidad de la empresa u organización.

Directo: Planteando casos precisos que se adapten lo más posible a cada una de las circunstancias, con una directrices claras y directas.

Realista y Dinámico: Estamos preparando un Manual de Protocolo, por tanto debemos de estudiar los supuestos que queremos abordar y adoptar decisiones sobre cómo hacerlo, pero sin olvidarnos que lo que queremos es que sea útil para los obejtivos perseguidos. Por tanto, debe ser realista , acorde a la dimensión y características de la empresa y reflejar las necesidades, ajustado al organigrama. Se adaptará a las necesidades corporativas y las que nuevas que vayan surgiendo, de lo contrario quedará obsoleto -flexibilidad-.

Captura de pantalla 2015-09-28 a la(s) 17.40.052.- Formará parte de un plan general de comunicación

La elaboración del Manual dependerá de la magnitud o importancia de la empresa, fundación, asociación entidad u organización de que se trate.

Habrá que crear un Manual con el estilo propio de la empresa, que refleje la cultura y personalidad de ésta. Comprenderá hechos tan diferentes como forma de atender el teléfono hasta cómo recibir a una delegación extranjera por parte del Director General, pasando por la atención al cliente, a los medios de comunicación, a otras organizaciones, a las juntas de accionistas ,  etc. Se tratará de evitar ante las diversas circunstancias que se presenten la improvisación, teniendo claras las directrices  que cada responsable ha de conocer, así como transmitir los valores sociales que cada organización pretenda resaltar especialmente, destacando aquello que, además, aporte valor añadido.

Algunos aspectos que debería desarrollar son los siguientes:

  • Simbología empresarial, banderas, logotipos, etc.
  • Actos internos de la empresa : Determinar los distintos tipos de actos internos (que puede abarcar desde una Junta General de Accionistas hasta un homenaje por jubilación), quién los organiza, quién los preside,  asistentes, jerarquía, lugar, disposición de los asistentes, ornamentación, disponibilidad de medios electrónicos, etc, etc.
  • Actos externos de la empresa: Entendiendo aquéllos a los que asistan personas ajenas a la misma. Como actos externos también consideraremos aquellas inauguraciones o distintos actos  en los que intervengan representantes de Corporaciones Públicas, autoridades del Estado, de la Comunidad Autónoma o de la Administración Local.  (Aquí y dependiendo del acto habrá que estar a lo que determine el Real Decreto/2099/1983 de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado)

Captura de pantalla 2015-09-28 a la(s) 17.40.053.- Conocimiento y responsabilidad de todo el personal

Este apartado, a pesar de que puede parecer obvio es fundamental.  Cada persona que se incorpore a la empresa, especialmente todas aquellas que tengan intervención directa o indirecta con respecto a las “actividades protocolarias” deberá conocer el Manual, de esta manera evitaremos disgustos e incongruencias.

No se trata de que sea un documento más, que tan sólo se utiliza en ocasiones especiales, debemos de realizar un Manual de estilo corporativo,dinámico y eficaz. Lo ideal es que fuera el “abc” de todos y cada uno de los miembros de nuesta empresa u organización.

Captura de pantalla 2015-09-28 a la(s) 17.40.054.- Oficina de Protocolo 

No todas las empresas tienen una oficina de protocolo, como sabéis vengo insistiendo en mis artículos respecto de la importancia de contar con una persona responsable de protocolo que estará adscrita a la Presidencia.

 La persona responsable de protocolo, junto en su caso las que formen el equipo de este área, trabajará en estrecha colaboración, en su caso, con el Gabinete de Prensa, Marketing y Community Manager, dado que todos y cada una de estas áreas, aún de manera diferente, son los responsables en última instancia de la proyección de imagen corporativa. Obviamente, en empresas que no requieran trabajos permanentes de protocolo, puede suceder que este departamento se encargue además de relaciones públicas, información o prensa.

Espero tus comentarios y si quieres conocer  más sobre cómo hacer un Manual de Protocolo para tu empresa no dudes en ponerte en contacto conmigo.

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2 comentarios sobre “Cómo crear un Manual de Protocolo para tu Empresa

    Sergi escribió:
    1 diciembre, 2015 en 8:15 am

    Hola, me parece un muy buen artículo y muy interesante. Precisamente esto es lo que echo ed menos en mi empresa. A ver si desde el departamento de Protocolo se animan a crear un documento que nos sería tan útil a todos los que desde otros departamentos nos dedicamos a organizar eventos corporativos.

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      Rita Cubero respondido:
      1 diciembre, 2015 en 10:12 am

      Gracias Sergi por tu comentario y te animo a que lo propongas tu mismo, sin duda será una herramienta útil y que ayudará a dar visibilidad a la identidad corporativa de la empresa. Un error habitual en muchas entidades públicas y privadas es que se centran en potenciar únicamente a los gabinetes de prensa y/o marketing, y olvidan de que quienes organizamos los eventos corporativos, representamos un tanto por ciento muy elevado del fracaso o éxito en el traslado de la imagen de marca. Suerte.

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