El arte de la negociación como parte del protocolo en la empresa II

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En  “El arte de la negociación como parte del protocolo en la empresa I”, vimos cómo el protocolo nos ayuda a enfrentarnos con seguridad  en una negociación.  El protocolo se ha convertido en una herramienta  fundamental para una empresa. Vivimos en un mundo globalizado en el que nos tenemos que adaptar a nuevas maneras y costumbres de relacionarnos, por ello es fundamental que una empresa vea el protocolo como parte de su estrategia empresarial. 
El conocimiento del  protocolo, buenas maneras y costumbres   nos ayudará a ganar la confianza del interlocutor, a posicionar la empresa y a resolver con éxito cualquier negociación , ya sea en el ámbito mercantil, laboral o institucional.

 En el artículo anterior analizamos lo que podríamos denominar la “filosofía de la negociación”, en este nuevo lo que vamos a abordar es la técnica en el  arte de negociar.

iconos-megamenu-10 CONSEJOS DE PROTOCOLO EMPRESARIAL.-

Precedencia de los ejecutivos.- Para reforzar la imagen que una empresa quiere dar, cuidará la precedencia de los ejecutivo/as conforme a la  estrategia establecida por la empresa .

La labor del anfitrión/a en un acto que  ha convocado debe extenderse a los cargos principales que en el mismo participen. Cuidará bien  personalmente o bien delegando en algún/a colaborador/a de los asistentes al acto o reunión.

El presidente/a de la empresa, presidirá todos los actos que ésta organice. Si tiene que delegar en algún/a colaborador/a,  a efectos protocolarios recibirá  a los asistentes y presidirá como si fuera él mismo.

El Presidente/a podrá ceder la presidencia a un invitado/a  de honor, colocándole a su derecha (presidencia par) o a su izquierda (presidencia impar). Los criterios para cesión de presidencia (nos referimos al ámbito privado), los fijará  la estrategia que se persiga o los reglamentos internos de la empresa si los tuviera.

Fijaremos normas de atención a las delegaciones que nos visiten, debemos determinar quién las  recibe, cómo se desarrolla la visita , los regalos de empresa en su caso, la posterior despedida, etc.

Contemplar un sitio relevante  en la mesa de presidencia para el patrocinador de un evento o reunión.

En los actos de empresa los consortes NO ocuparán sitio en la presidencia, lo harán solamente  si por su cargo o relevancia deben estar en la misma, nunca en su papel de consortes.

Como nos estamos refiriendo  a negociaciones externas, es decir entre dos o más empresas, nos encontramos con dos posibilidades:

A)  Nuestra empresa es la que recibe la delegación o delegaciones contrarias

 B) Somos nosotros los que nos desplazamos.

iconos-megamenu-10RECEPCIÓN DE LA DELEGACIÓN NEGOCIADORA

El anfitrión en toda visita será el que prepare, dirija y gestione el  programa de actividades de sus invitados, siempre por supuesto en coordinación con ellos.

Las conversaciones han de ser cuidadosamente programadas mediante un timing, que deberemos cumplir lo más estrictamente posible (olvidemos la costumbre de improvisar o alargar innecesariamente las reuniones).

En la agenda igualmente estarán previstos los horarios y sitios  establecidos para las comidas. los hoteles, desplazamientos y todo aquello que consideremos necesario para el perfecto desarrollo y atención. También deberíamos organizar  posibles visitas turísticas y a nuestra empresa, fábrica o delegación.

Cuidemos el entorno de la negociación:

ENTORNO DE LA NEGOCIACIÓN

El entorno en toda negociación es esencial, tanto la mesa de reunión como otros factores tales como localización, tipo de habitación, iluminación, insonorización, etc.

El tamaño de la habitación o salón es igualmente importante, buscaremos una sala grande si el número de asistentes es elevado, en caso contrario debemos reunirnos un entorno más pequeño para poder dialogar cómodamente y sin la frialdad que dan las grandes distancias distancia.

Cuidaremos la acústica de la sala, tanto si utilizamos megafonía, como si no la utilizamos, necesitamos una buena acústica, donde no rebote el sonido y se nos entienda con facilidad.

La iluminación, por supuesto, en el caso de que podamos tener la suerte de contar con iluminación natural, cuidaremos en todo momento que no moleste ni “ciegue” a ninguno de los miembros de la mesa.

Medios adecuados para utilización de ordenadores, teléfonos móviles, audiovisuales, etc.

iconos-megamenu-10CLASES DE MESAS PARA NEGOCIAR

Se dialoga, se negocia  prácticamente siempre alrededor de una mesa.  Si cuidamos otros elementos externos como puede ser la imagen que queremos proyectar tanto nosotros como nuestra empresa ¿cómo no vamos a cuidar la mesa que utilizaremos?

Estas son algunas de las más utilizadas:

MESA RECTANGULAR SIMPLE 

Apropiada cuando son dos las partes que negocian, la propia y la que viene. La propia se sentará de espaldas a la ventana y la que viene de fuera de frente a las mismas.

MESA EN U INVERTIDA O HERRADURA

En este tipo de mesa la delegación anfitriona se sitúa en el centro exterior de la “u”. Las otras delegaciones a derecha e izquierda y como hemos visto en el apartado “consejos”, la decisión de quien se sitúa a la derecha o a la izquierda del anfitrión se establecerá por motivos de importancia o bien de estrategia empresarial.

MESA GRANDE RECTANGULAR “MESA IMPERIAL”

La empresa anfitriona se sentará en uno de los lados menores del rectángulo (la ventana quedará a su espalda o a su izquierda)

La presidencia de la empresa anfitriona se puede sentar también  en el centro de uno de los lados mayores, pero siempre teniendo en cuenta que como mínimo deben caber una o más delegaciones  a derecha e izquierda.

iconos-megamenu-10RECOMENDACIONES A TENER EN CUENTA

No olvides que en las mesas han de tener los elementos propios de trabajo:   Ordenadores, papel y bolígrafos, rotuladores, lápices, goma de borrar, clips,  pequeña grapadora, etc.

Fundamental es que la sala esté equipada con  los medios técnicos necesarios para el uso de las  nuevas tecnologías: Wifi, proyectores, cargadores y enchufes, etc.  Igualmente si podemos deberíamos contar con algún técnico , la impresión que ofrece una empresa es pésima cuando fallan los ordenadores o alguien no puede conectarse a Internet, hecho que lamentablemente se produce con frecuencia.

Micrófonos a punto, que no se acoplen ni emitan terribles ruidos cada vez que se encienden.  Si la reunión es con personas que hablan otros idiomas habrá que tener prevista la traducción tanto simultánea como de los documentos que finalmente sean acordados.

Tarjetones de mesa y de pie, con el nombre de la delegación y el nombre de sus miembros y a dos caras , facilita mucho a la hora de buscar tu puesto en una mesa.

Deberá haber agua para los oradores. Valora si es conveniente poner algún termo con café y  otro con agua caliente  y bolsas de té.  Yo no soy partidaria dado que distrae bastante.   Mejor hacer un break donde se pueda descansar y tomar un ligero desayuno o almuerzo, estos pequeños descansos también suelen ser ventajosos para relajar posibles “tensiones” y a su vez propician conversaciones privadas.

El adorno de las mesas, ha de ser sencillo, lo justo para mejorar la imagen de la sala.

Para el acto de la firma si lo hubiera  se habilitará  en su caso  un lugar específico en el que se invitará a los medios para  que asistan a la firma del documento  y  posterior rueda de prensa.

 En la mesa  de firma se sentarán  las personas con autoridad para la firma y aquellas personas a las que queramos dar relevancia.

Es conveniente además  de los tarjetones que hemos señalado en el punto anterior, poner una trasera en la que figuren los logotipos  de las empresas . Se evitará poner flores en la mesa de la firma (dependiendo del tipo de negociación suelen restar seriedad)

No quiero cerrar estos dos artículos sin decirte que todo lo que te he explicado hasta el momento  es para empresas privadas.  En el supuesto de que intervenga la Administración y/o altos cargos, los condicionantes y formas de actuar serán otros. Ya iremos viendo Protocolo oficial y Protocolo mixto.

Con este segundo artículo termino “el arte de negociar como parte del protocolo en la empresa. ¿Te ha resultado útil? Espero tus comentarios y preguntas.

Rita Cubero Garrido

Commnity Manager y Experta en Protocolo.

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