El arte de la negociación como parte del protocolo en la empresa (I)

Posted on Actualizado enn

Captura de pantalla 2015-05-04 a la(s) 19.38.11

La primera pregunta que siempre nos hacemos es ¿qué es el protocolo? El protocolo es “eso” de lo que prácticamente todo el mundo te dirá que no tiene importancia y que en realidad  no es más  que una complicación innecesaria.

También me he encontrado con opiniones muy negativas e incluso despectivas.  Otras veces la actitud es de carga o condena como si en realidad fuera una pesada losa con la que uno no sabe muy bien qué hacer.

Protocolo se asocia automáticamente a cócteles, recepciones, cenas, bodas y comuniones.  Por supuesto todo ello es igualmente protocolo, pero tan sólo es una parte del mismo. Podemos decir que : Protocolo son las normas que rigen la convivencia humana así como la  técnica que determina las estructuras bajo las cuales se realiza.

Podemos distinguir entre las que se presentan como prescripciones de la voluntad jurídica y aquellas  que son una mera regla de convivencia, una simple invitación a los individuos para actuar y organizarse de una determinada manera, la mayoriía de las veces vendrá determinada por la costumbre. Hay diversas clases de protocolo:

  1. – Protocolo social
  2. – Protocolo Oficial
  3. – Protocolo empresarial
  4. . Protocolo Castrense
  5. – Protocolo Religioso
  6. – Protocolo Universitario, etc

Existen  normas tanto jurídicas  RD2099/1983 ( en España la normativa está algo desfasada) como de usos y costumbres que nos ayudan a organizar un acto, ordenar a ponentes, organizadores, patrocinadores, invitados…todo un mundo por descubrir. No lo dudes  incorpora el protocolo en tu trabajo y  te facilitará la organización de gran cantidad de eventos y reuniones tan importantes en el mundo de la empresa.

Hoy quisiera hablaros de :

EL ARTE DE NEGOCIAR Y CÓMO EL PROTOCOLO SERÁ UN GRAN ALIADO PARA TU EMPRESA

1.- El arte de negociar.

Como sabemos la negociación entraña siempre la existencia de dos o más individuos o partes con sus propios intereses y que buscan, por medio de la negociación, un beneficio.

Antes de iniciar cualquier negociación tenemos que tener claros los objetivos y sus elementos básicos.

Lo que buscamos al negociar siempre es El acuerdo entre las partes para ello tenemos que conseguir un punto de encuentro ” win win situation”. 

Es difícil que una negociación sea completamente equilibrada y ambas partes tengan la misma fuerza.  El arte de negociar consistirá en saber hasta dónde debes llegar, dónde está el punto de encuentro, ya que parece lógico pensar que la parte más debil ofrezca algo más que la parte más fuerte.

Para ello y dependiendo lo que esté en juego, debemos poner en marcha toda nuestra persuasión y como siempre toda nuestra preparación.

EL ARTE DE NEGOCIAR (2)

2.- Crea un ambiente adecuado

Para iniciar cualquier negociación, el entorno y una relación cordial nos facilitará desde el principio la consecución de un posterior acuerdo.

Por tanto si eres el anfitrión, ofrece atenciones especiales a tus interlocutores, NO INICIES LAS CONVERSACIONES A LA LLEGADA,  es muy beneficioso dedicar unos minutos previos a conversar de algún tema cultural, turístico o cualquier otro de manera breve y relajada.  La cultura oriental, en especial la japonesa nos ilustra en este aspecto, ya que siempre dedican los primieros minutos  a charlar de manera relajada antes de iniciar cualquier tipo de negocio, se considera una descortesía ir directamente “al grano”.

3.-La persuasión es la esencia de la negociación

Por tanto debemos emplearnos a fondo con todos nuestros fundamentos y razones, la persuasión es lo opuesto a la imposición.  Si quieres saber cómo negociar, no lo olvides , utiliza la persuasión como una de tus mejores armas.

Lamentablemente hay personas que confunden la grosería y rudeza en las formas con la firmeza en la negociación. Nada más alejado de la realidad,  la cortesía y amabilidad no restará un ápice nuestra fortaleza,si bien todo lo contrario creará un clima de empatía que facilitará poder hacer planteamientos que de otra manera resultarían imposibles.

El acuerdo que es eficaz es el “acuerdo firme”, el que se cumple.  La firmeza puede venir bien de los intereses comunes, de la sinceridad o realismo de las partes, pero de vital importancia es que los cimientos de la misma sean reales y sólidos, para ello debemos:

a.- Contruir sus cimientos

Creando desde el principio un entorno cordial y amigable, ofrece atenciones especiales a tu interlocutor, si viene a tu empresa y por supuesto no olvides agradecer los que te brinden si es tu empresa la que es recibida.

Conoce a tu interlocutor, te resultará realmente útil, saber no sólo qué intereses tiene, también tener constancia de  sus costumbres y hábitos (esto evitará malos entendidos especialmente entre delegaciones extranjeras) y por último pero no por ello menos importante debes conocer a fondo sus debilidades y fortalezas.

b.- Establece un terreno común

Conviene empezar siempre por lo más fácil, con aquello que te costará menos acordar, para posteriormente empezar con aquellas cuestiones más espinosas.

Si comienzas acordando algunos términos, el resto resultará menos árido, ya que tenéis un “terreno común”,  a priori nadie quiere incumplir los acuerdos y por otro lado reforzará vuestras relaciones para facilitar aquello en lo que tengáis mayores problemas.

4.- Saber escuchar

¡Saber escuchar!, sí, no oír,  he dicho ¡escuchar!, por tanto debes prestar atención a lo que te dicen, a su vez si sabes escuchar  ( y dejas de estar pensando en lo que quieres decir a toda costa ) podrás darte cuenta de  el alcance de lo que te están proponiendo, así como pensar si son adecuados  o no los términos de lo que te están ofreciendo.

Para saber cómo negociar, no sólo tendrás que tener tu estrategia planeada, si sabes escuchar, la estrategia de tu interlocutor queda a la vista completamente expuesta y esa será tu fortaleza, sabes lo que quieren y lo que te proponen, conoces perfectamente los términos, ahora tú podrás hacer modificaciones sobre la marcha.  La precipitación y la rigidez son malas consejeras para alcanzar el éxito.

Captura de pantalla 2015-05-04 a la(s) 19.37.55

5.- Negocia sin prisa

Toda negociación tiene su “tempo”, que vendrá dado por multitud de circunstancias, no lo alteres, tratar de acelerarlo es una equivocación, trasmitirás prisa y nerviosismo.  Por supuesto hablamos de unos márgenes de tiempo razonables  aunque el tiempo es preferible que no sea cerrado a priori (en la UE tenemos buenos ejemplos de reuniones sin prisas ya que lo importante es el acuerdo), todos sabemos que se pueden dar muchas circunstancias e imprevistos, también tendremos que prever algún tipo de tensión bien por los temas a tratar bien por las distintas personalidades. Obviamente hay que intentar evitar enfrentamientos, los enfrentamientos nos frenan completamente  y a veces llegan a hacernos necesitar un “mediador” que haga de intermediario entre las partes.  En la medida de lo posible la negociación debe de transcurrir sin llegar nunca al enfrentamiento.

Para concluir con éxito una negociación deberás diseñar, dirigir y realizar una puesta en escena lo más preparada posible, y es muy recomendable  contar con asesores debidamente solventes para posibles soluciones alternativas.

6.- Escribe lo acordado de manera clara y sin ambigüedades

Como hemos visto desde el principio, todo esta puesta en escena  tenía un objetivo  EL ACUERDO.  Finaliza reflejando claramente en un documento los términos del mismo. El texto será claro y que no pueda dar lugar a diferentes interpretaciones, te evitará problemas futuros ya que en la mayoría de los incumplimientos lo que se alega son discrepancias en la interpretación del contenido.

Hoy hemos visto la importancia de las formas y de la actitud en cualquier negociación. En la segunda parte te mostraré como recibir a las delegaciones y qué tipo de mesa elegir para reuniones y firmas.

¿Te ha resultado interesante? ¿Tienes algún problema de protocolo que no sabes cómo resolver?   Cuéntamelo y te ayudaré

Anuncios

4 comentarios sobre “El arte de la negociación como parte del protocolo en la empresa (I)

    crfranquelo escribió:
    19 mayo, 2015 en 11:15 pm

    Rita, tienes razón. Cada pequeño detalle tiene importancia y en este post nos ayudas a que nos organicemos y no olvidemos muchos aspectos que pueden ser determinantes. Enhorabuena por el post, interesantísimo

    Me gusta

      Rita Cubero respondido:
      20 mayo, 2015 en 10:21 am

      Gracias por el comentario. Espero también te resulte interesante la segunda parte de este post, es algo más técnica pero creo que resultara útil para organizar cualquier negociación .

      Me gusta

    nachodelcastillob escribió:
    21 mayo, 2015 en 6:27 pm

    Rita. Muchas gracias por este post. Ahora ya se algo más sobre el protocolo. Gracias por hacernos llegar toda esta información 🙂

    Me gusta

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s